Cestovní náhrady - přepočet kurzu

Datum: 01.02.2011

Dotaz:

Několik našich zaměstnanců má firemní kreditní karty, a často se stává, že ti co je nemají, musí platit při zahraniční pracovní cestě třeba hotel nebo taxi svou privátní kartou. Tak vznikají rozdíly mezi kurzem, kterým mu platbu strhne jeho banka a kurzem, který používáme my - firma jako účetní kurz.

Používáme kurz čNB posledního dne v měsíci pro měsíc následující (př. 30.11. na prosinec). Zpravidla bývá kurz čNB nižší než kurzy našich bank.

Otázkou tedy je, zda můžeme zaměstnanci proplácet výdaje spojené s cestou (hotel, taxi), pokud je platil svojí kartou s kurzem s jakým mu platba strhli z účtu.

Odpověď:

Zaměstnavatel poskytuje obvykle zaměstnancům před pracovní cestou zúčtovatelnou zálohu, ze které zaměstnanec hradí výdaje vzniklé v souvislosti s pracovní cestou. Od roku 2007 již není poskytování zálohy povinné. Pokud s tím zaměstnanec souhlasí, nemusí být tato záloha vyplacena. Zákoník práce pro tyto případy v § 184 stanovuje:

Při poskytování cestovních náhrad, na které nebyla poskytnuta záloha, se přiměřeně použije § 183 s tím, že pro přepočet měn se použijí kurzy vyhlášené českou národní bankou a platné v den nástupu zahraniční pracovní cesty.

Zákon zde jednoznačně stanovuje, že pro vyúčtování je nutné použít kurz čNB platný v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.
Postup, při kterém je zaměstnanci přiznávána náhrada kurzem posledního dne předcházejícího měsíce není správný.
Ustanovení § 184 zákoníku práce však není kogentní, to znamená, že lze vzájemnou dohodou zaměstnavatele a zaměstnance stanovit i jiný kurz pro přepočet cestovní náhrady než je stanoven v § 184. Lze tedy dohodnout, že náhrada bude vyplácena kurzem banky, ve které má účet zaměstnanec. V tomto případě bude případný rozdíl, zdanitelným příjmem zaměstnance dle § 6 odstavec 7 písmeno a) zákona o daních z příjmů.