Cestovní náhrady

Datum: 29.11.2004

Dotaz:

Jako jednatel s. r. o. si pro svoje zahraniční cesty někdy sjednávám příležitostné spolupracovníky na drobnou výpomoc. Typicky se jedná například o tlumočení při jednání. Tito lidé nejsou za to placeni - ostatně nejedná se pro ně o činnost opakovanou a konzistentní, takže nemají pro to živnostenské oprávnění a vůbec nejsou předmětem daní. Ale rád bych jim kompenzoval cestovní náklady - typicky se jedná například o letenku a nebo ubytování v hotelu. Zároveň bych rád tyto jejich cestovní náklady uplatnil jako daňově uznatelný náklad firmy - protože jejich relevance pro podnikatelskou činnost je nesporná; a logicky kdybych si na takovou službu najal profesionální agenturu, zbytečně zaplatím daleko více, takže daňový únik to není.
Analogický případ nastává například, když někam jedu na jednání, a zároveň potřebuji vyzvednout zboží. Ve firmě mám osobní auto a dodávku. Když sedím v osobáku - může někdo jiný popojet s dodávkou, aniž bych musel při případné kontrole prokazovat, jak jsem seděl ve dvou autech najednou, případně kolik jsem zaplatil za řidiče druhého auta? Prostě kamarád jednatele s. r. o. pomůže, a vyzvedne mi zboží bez nároku na mzdu.
Zajímalo by mne, jestli a jak lze podobné náklady na altruisticky spolupracující osoby uplatnit jako výdaj v s. r. o., a případně jak je zaúčtovat.

Odpověď:

Cestovní náhrady upravuje zákon č. 119/1992 Sb. V § 1 je upraveno poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách, při jiných změnách místa výkonu práce, při přijetí do zaměstnání a při přidělení k výkonu práce v zahraničí:
• zaměstnancům v pracovním poměru,
• členům družstev, u nichž je pracovní vztah podmínkou členství,
• zaměstnancům činným na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, je-li to dohodnuto,
• fyzickým osobám, o nichž to stanoví zákon.

Jak je z výše uvedeného výčtu patrné, cestovní náhrady podle zákona o cestovních náhradách lze vyplácet zaměstnancům. Takto vyplacené cestovní náhrady jsou daňovým nákladem dle § 24 odstavec 2 písmeno zh) zákona o daních z příjmů.
Zákon nevylučuje, vyplatit cestovní náhrady jiné osobě, než zaměstnanci, ale v takovém případě se bude považovat hodnota cestovného za součást ceny poskytované služby. Náklady vynaložené na tuto službu (například tlumočení) budou pro společnost daňově uznatelné, ale na druhé straně se bude u tlumočníka jednat o příjmy podléhající zdanění.

Pro daný případ bych doporučil uzavřít s tlumočníkem, řidičem dohodu o provedení práce případně dohodu o pracovní činnosti. V této dohodě lze ujednat i vyplácení cestovních náhrad. Potom vyplacené cestovní náhrady budou pro společnost daňovým nákladem a u zaměstnance osvobozeným příjmem.